انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مشاغل زیر 20 نفر

معیارهای انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای مجموعه‌های کوچک

پیش از آنکه سراغ مدل‌های مختلف برویم، باید مشخص کنیم که یک شرکت کوچک دقیقاً به چه چیزهایی نیاز دارد. در چنین مجموعه‌هایی، پیچیدگی سیستم‌های پیشرفته و گران‌ قیمت ضرورتی نداشته و در عوض، معیارهای زیر باید در اولویت قرار گیرد:

1. هزینه و بودجه
   کارفرمایان شرکت‌های کوچک معمولاً به‌ دنبال راهکاری اقتصادی و به صرفه برای  مجموعه خود هستند. دستگاهی که برای بیش از هزار نفر طراحی شده باشد، به‌ هیچ‌ وجه برای این دسته از مشاغل مقرون‌ به‌ صرفه نیست. بنابراین باید مدلی انتخاب شود که در عین داشتن امکانات کافی، هزینه قابل‌ قبولی داشته باشد.
2. سادگی در استفاده
   کارکنان و حتی مدیران در شرکت‌های کوچک، معمولاً تخصصی در کار با سیستم‌های پیچیده حضور و غیاب ندارند. دستگاه ساعت زنی انتخابی باید رابط کاربری ساده‌ای داشته و کاربر بتواند بدون آموزش طولانی، از آن استفاده کند.
3. امکانات ضروری و نه اضافی
   برای کمتر از 20 نفر، امکاناتی مثل ثبت اثر انگشت یا کارت‌زنی کافی است. گزارش‌گیری ساده، امکان مشاهده ساعات ورود و خروج و محاسبه اضافه‌ کاری یا تأخیر باید در اولویت باشد. اما امکانات پیشرفته مثل اتصال به شبکه‌های بزرگ یا مدیریت شیفت‌های پیچیده، عملاً استفاده‌ای نخواهند داشت.
4. پشتیبانی و خدمات پس از فروش
   یک دستگاه ساده اما با گارانتی معتبر و خدمات پشتیبانی مناسب، ارزش بیشتری دارد تا دستگاهی پیشرفته که در صورت خرابی کارفرما را سردرگم کند.

بررسی انواع دستگاه‌های حضور و غیاب مناسب برای زیر 20 نفر

1 . دستگاه‌ کارت زنی

این دستگاه‌ها با استفاده از کارت RFID بدون تماس، ورود و خروج افراد را ثبت می‌کنند. برای مجموعه‌های کوچک، این روش بسیار مناسب است زیرا کارکنان به‌ سادگی کارت خود را مقابل دستگاه قرار می‌دهند و زمان حضورشان ثبت می‌شود. هزینه پایین و سهولت کاربری از مزایای این مدل است. البته باید توجه داشت که احتمال گم‌ شدن یا تبادل کارت میان کارکنان وجود دارد و این موضوع می‌تواند برای برخی کارفرمایان دغدغه باشد.

2.  دستگاه‌ حضور غیاب اثر انگشتی

دستگاه انگشت زنی یکی از پرکاربردترین مدل‌ها برای ثبت ورود و خروج پرسنل مشاغل کوچک می‌باشد. این مدل‌ها امنیت بالاتری نسبت به دستگاه کارت زنی دارد زیرا امکان جعل یا جابه‌جایی هویت وجود ندارد. از طرفی، هزینه آنها همچنان در حد قابل‌ قبول باقی می‌ماند و برای زیر 20 نفر به‌ خوبی پاسخگو هستند. تنها نکته منفی این مدل، کاهش دقت در صورت کثیفی یا آسیب دیدن اثر انگشت است. در حال حاضر دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی tm1800 و f200 از برند bayofa جزو مدل‌های باکیفیت و با قیمت ارزان هستند که در مشاغل کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرند.

3.  دستگاه‌ حضور و غیاب تشخیص چهره

اگرچه دستگاه‌های تشخیص چهره معمولاً گران‌تر هستند، اما برخی کسب‌  وکارهای کوچک ترجیح می‌دهند از این فناوری استفاده کنند. دلیل آن راحتی کارکنان و دقت و سرعت بالای ثبت ورود و خروج است. به‌ ویژه در شرایطی که رعایت بهداشت و جلوگیری از تماس فیزیکی اهمیت دارد، این مدل انتخابی هوشمندانه محسوب می‌شود. با این‌ حال، برای مجموعه‌های خیلی کوچک، هزینه آن شاید فراتر از نیاز واقعی باشد. از جمله مدلهای تشخیص چهره اقتصادی می‌توان به دستگاه‌های f632 و nface102 اشاره کرد.

4.  اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب

در سال‌های اخیر، نرم‌افزارهای حضور و غیاب موبایلی نیز رواج پیدا کرده‌اند. این روش برای شرکت‌های کمتر از 20 نفر بسیار کاربردی است، زیرا بدون نیاز به خرید دستگاه سخت‌افزاری می‌توان حضور کارکنان را از طریق موبایل یا لپ‌تاپ ثبت کرد. هرچند این گزینه بیشتر برای تیم‌های دورکار یا استارتاپ‌ها مناسب است و شاید در محیط‌های صنعتی یا کارگاهی چندان عملی نباشد.

راهکاری متناسب با اندازه شرکت

واقعیت این است که هیچ دستگاهی را نمی‌توان به‌عنوان بهترین گزینه مطلق برای تمام مشاغل معرفی کرد. نیاز یک دفتر اداری کوچک در مرکز شهر با نیاز یک کارگاه تولیدی در حاشیه شهر متفاوت است. برخی مجموعه‌ها به امنیت بیشتر اهمیت می‌دهند و اثر انگشت را ترجیح می‌دهند، برخی دیگر راحتی کارکنان را در اولویت قرار می‌دهند و به‌ سمت تشخیص چهره می‌روند.